A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait, kivételt kizárólag jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális felhasználás, ami egyedi cél jelenthet.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) egy korábbi állásfoglalására hivatkozva az egyik speciálisan ezzel a területtel foglalkozó ügyvédi iroda kifejti, hogy személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatokat a szükséges mértékűre kell korlátozni. Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók. 

A cég tájékoztatása szerint a munkáltató helyes gyakorlata a személyazonosító okmányok bemutatása során az lehet, hogy az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló "helyben hagyva" aláír.

Az okmányok fénymásolását bizonyos esetekben jogszabály írja elő, mint például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása, amelynek során a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni, és azt megőrizni - mutatott rá. Vagy szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát. Egyúttal jogszerű indok a másolatkészítésre, ha banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatt a vízum intézése érdekében kell  fénymásolni. A másolatkészítés általános jelleggel ugyanakkor nem tekinthető jogszerűnek!

Bár a NAIH az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt eddig nem szabott ki bírságot, azonban erre a GDPR szerint 20 millió euróig van lehetősége. A NAIH eddig ismert határozatainak tükrében 20-30 millió forint lehet a kiszabott bírság valószínűsíthető felső plafonja abban az esetben, ha az adatokkal nem történt visszaélés vagy más jellegű incidens - tették hozzá.

(via MTI)

Itt léphetsz be a Boldogulj Érden Facebook csoportba, vagy írj nekünk, ha láttál vagy hallottál valamit: a boldoguljerden@gmail.com címre.

Követed már a Boldogulj Érden oldalunkat Facebookon? ITT most megteheted. Ingyen jutunk el hozzád, de nem ingyen készülünk, kérünk, támogasd portálunkat! Köszönjük!